Un rendez-vous manqué, c’est un créneau perdu qui ne se rattrape pas. Les rappels automatiques sont l’un des moyens les plus simples de réduire ces absences — et de vous libérer des appels de confirmation. Voici comment les mettre en place.
Pourquoi automatiser les rappels
Confirmer chaque rendez-vous à la main prend du temps et reste faillible. L’automatisation envoie le bon message, au bon moment, sans que vous ayez à y penser.
Le bénéfice est double : moins de rendez-vous manqués et moins de tâches administratives. Le patient, lui, apprécie d’être discrètement rappelé.
Choisir le bon canal et le bon moment
Un rappel SMS est lu presque immédiatement ; un rappel e-mail permet d’ajouter des informations utiles (adresse, consignes). Laisser le patient choisir son canal est la meilleure option.
Côté timing, un rappel 24 à 48 heures avant la séance est le plus efficace : assez tôt pour libérer le créneau en cas d’empêchement, assez proche pour ne pas être oublié.
Personnaliser le message
Un rappel utile reste sobre et clair : prénom du patient, date et heure de la séance, lieu. Le ton doit rester professionnel et discret — un rendez-vous chez un psychothérapeute relève de la sphère privée.
Respecter la confidentialité
Veillez à ce que votre système de rappel respecte la protection des données. Le message ne doit comporter aucune information sensible sur le motif de consultation, et les coordonnées des patients doivent être hébergées de façon sécurisée, en Suisse de préférence.
Suivre et ajuster
Observez les taux de confirmation et d’annulation. S’ils ne s’améliorent pas, ajustez le délai ou le canal. Un système de rappels se règle avec le temps, en fonction de votre patientèle.