Conditions générales & politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 septembre 2026

Ce document régit l'utilisation du service Le Cabinet — l'application web (app.le-cabinet.ch) et l'application mobile qui l'accompagne — et explique comment les données qui y sont traitées sont protégées. Il se compose de deux parties : les conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité. Le tout est régi par le droit suisse et conforme à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD).

Partie 1 — Conditions générales d'utilisation

1.1 Éditeur et champ d'application

Le service Le Cabinet est édité et exploité par Le Cabinet, Chemin du Petits-Bois 13, 2068 Hauterive (NE), Suisse — ci-après « Le Cabinet », « nous ». Les présentes conditions s'appliquent à toute utilisation du service, quel que soit le moyen d'accès :

l'application web, accessible à l'adresse app.le-cabinet.ch ;
l'application mobile iOS et Android, actuellement diffusée en version bêta sur invitation (voir l'article 1.3).

En créant un compte, en installant l'application mobile ou en utilisant le service, vous (ci-après « l'Utilisateur ») acceptez les présentes conditions.

1.2 Description du service

Le Cabinet est un logiciel de gestion de cabinet destiné aux psychologues-psychothérapeutes exerçant en Suisse. Il permet notamment de gérer l'agenda, les dossiers de patients, la facturation conforme à la LAMal (PsyTarif, Tarif 590), les factures QR, la prise de rendez-vous en ligne, les rappels par SMS et e-mail, ainsi que l'envoi sécurisé des factures aux assureurs via le réseau MediData. Toutes les fonctionnalités de l'application web sont incluses dans l'abonnement, sans palier d'options, sous réserve des fonctionnalités en version bêta décrites à l'article 1.3.

Le service comprend en outre deux volets actuellement en développement :

une application mobile pensée comme un compagnon de séance, qui donne accès à l'agenda et aux rendez-vous et permet l'enregistrement audio d'une séance en vue de sa transcription ;
une assistance par intelligence artificielle : transcription des enregistrements de séance, proposition de note clinique à partir de cette transcription, régénération d'une note, et dictée du rapport pour la demande de prolongation au-delà de trente séances.

1.3 Fonctionnalités en version bêta

L'application mobile et l'assistance par intelligence artificielle sont fournies en version bêta. Cela signifie qu'elles sont en cours de développement actif et que, par dérogation à l'article 1.7 :

leur périmètre, leur comportement et leur interface peuvent évoluer sans préavis ;
leur disponibilité et leur continuité ne sont pas garanties, et elles peuvent être suspendues, modifiées ou retirées ;
l'accès à l'application mobile se fait sur invitation et peut être limité à un nombre restreint d'utilisateurs.

L'Utilisateur qui recourt à ces fonctionnalités le fait en connaissance de leur caractère expérimental. Il lui appartient de ne pas en faire un élément critique de son organisation tant qu'elles n'ont pas été déclarées disponibles de manière générale.

1.4 Compte et essai gratuit

L'accès au service nécessite la création d'un compte. L'essai est gratuit, sans carte bancaire et sans limite de durée ; il permet de générer jusqu'à trois factures avant de souscrire un abonnement. L'Utilisateur est responsable de l'exactitude des informations fournies, de la confidentialité de ses identifiants et de l'usage qui est fait de son compte. Il habilite lui-même les personnes de son cabinet qui accèdent aux données.

1.5 Tarif et facturation

L'abonnement coûte 49 CHF par mois, TTC, par thérapeute. Le tarif comprend un nombre illimité de patients et de lieux par thérapeute, ainsi que l'ensemble des fonctionnalités. Aucune commission n'est prélevée sur les factures émises. Un cabinet de trois thérapeutes correspond ainsi à trois abonnements. L'abonnement est facturé à échéance régulière selon la périodicité choisie.

Pendant la phase bêta, l'assistance par intelligence artificielle et l'application mobile sont incluses sans supplément. L'usage de l'assistance IA fait l'objet d'un décompte à des fins de suivi technique. Le Cabinet se réserve la possibilité d'introduire ultérieurement un mode de facturation propre à ces fonctionnalités — par exemple un forfait ou une facturation à l'usage — moyennant un préavis raisonnable communiqué à l'Utilisateur. Une telle évolution est sans effet rétroactif : elle ne s'applique pas à une période d'abonnement déjà facturée et payée.

1.6 Durée, résiliation et migration

L'abonnement est sans engagement et résiliable à tout moment. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours : l'Utilisateur conserve l'accès complet au service jusqu'à cette échéance. Les périodes déjà facturées et payées ne donnent lieu à aucun remboursement, même partiel ou prorata temporis. La migration depuis un autre logiciel est gratuite et accompagnée. Après la fin de l'abonnement, l'Utilisateur conserve un accès en lecture seule pendant 90 jours afin d'exporter ses données dans des formats ouverts (CSV, JSON). Passé ce délai, les données sont supprimées définitivement de nos serveurs, sauf obligation légale de conservation.

1.7 Disponibilité et maintenance

Le Cabinet met tout en œuvre pour assurer une disponibilité élevée du service et une infrastructure redondée. Des interruptions peuvent toutefois survenir pour des opérations de maintenance, des mises à jour ou des causes indépendantes de notre volonté. Les incidents significatifs sont communiqués de manière transparente. Les fonctionnalités en version bêta relèvent du régime particulier de l'article 1.3.

1.8 Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à utiliser le service conformément au droit applicable et à ses obligations professionnelles, notamment en matière de secret professionnel et de protection des données de ses patients. Il demeure le responsable du traitement des données qu'il saisit dans l'application (voir la partie 2).

Lorsqu'il utilise l'application mobile, l'Utilisateur veille à sécuriser l'accès à son appareil (code, empreinte ou reconnaissance faciale, verrouillage automatique) et à se déconnecter en cas de cession ou de perte de contrôle de celui-ci.

1.9 Usage de l'assistance par intelligence artificielle

L'assistance par intelligence artificielle produit des propositions, non des documents finalisés. Son usage est soumis aux règles suivantes :

Validation humaine obligatoire. Toute transcription, note clinique ou rapport issu de l'assistance IA doit être relu, corrigé si nécessaire et validé par l'Utilisateur avant d'être versé au dossier du patient ou transmis à un tiers. L'Utilisateur demeure l'auteur et le seul responsable du contenu du dossier.
Aucune finalité diagnostique. L'assistance IA ne pose aucun diagnostic, ne formule aucune indication thérapeutique et ne fonde aucune décision clinique. Elle ne se substitue en aucun cas au jugement professionnel de l'Utilisateur.
Consentement du patient. Il appartient à l'Utilisateur, en sa qualité de responsable du traitement, de recueillir le consentement préalable du patient à l'enregistrement audio de la séance et de l'informer de la finalité de cet enregistrement, de son traitement automatisé et de son effacement après transcription. Le patient doit pouvoir refuser ou retirer son consentement sans conséquence sur sa prise en charge.
Aucun entraînement sur vos données. Ni les enregistrements, ni les transcriptions, ni les notes générées ne sont utilisés pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d'intelligence artificielle (voir l'article 2.5).

1.10 Propriété intellectuelle

L'application, son code, son interface, ses contenus et la marque « Le Cabinet » sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. L'abonnement confère un droit d'usage personnel et non exclusif du service ; il n'emporte aucune cession de droits. Les données saisies par l'Utilisateur lui appartiennent et restent sa propriété. Il en va de même des transcriptions et des notes produites à partir de ses enregistrements : Le Cabinet ne revendique aucun droit sur ces contenus.

1.11 Limitation de responsabilité

Le Cabinet fournit un outil de gestion et de facturation, mais ne se substitue pas au jugement professionnel de l'Utilisateur. Les informations relatives à la facturation LAMal, au PsyTarif ou aux démarches administratives sont fournies à titre d'aide et ne remplacent pas les sources officielles. La responsabilité de Le Cabinet ne saurait être engagée pour un usage non conforme du service ou pour des dommages indirects, dans les limites permises par le droit suisse.

S'agissant de l'assistance par intelligence artificielle, aucune garantie n'est donnée quant à l'exactitude, à l'exhaustivité ou à la pertinence d'une transcription ou d'une note générée : une transcription peut comporter des erreurs, des omissions ou des attributions incorrectes. La validation prévue à l'article 1.9 incombe à l'Utilisateur, dont la responsabilité professionnelle demeure entière sur le contenu qu'il verse au dossier.

1.12 Modification des conditions

Ces conditions peuvent évoluer pour refléter des changements du service ou du cadre légal. Les modifications substantielles sont communiquées à l'Utilisateur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

1.13 Droit applicable et for

Les présentes conditions sont régies par le droit suisse. Le for juridique est, dans la mesure permise par la loi, au siège de Le Cabinet, dans le canton de Neuchâtel.

Partie 2 — Politique de confidentialité de l'application

Cette politique décrit le traitement des données dans l'application app.le-cabinet.ch et dans l'application mobile. Pour le traitement limité au site vitrine www.le-cabinet.ch (mesure d'audience, cookies, formulaires de contact), consultez notre politique de confidentialité du site.

2.1 Rôles : responsable du traitement et sous-traitant

Lorsqu'un thérapeute gère ses patients dans l'application, il est le responsable du traitement des données concernées. Le Cabinet agit comme son sous-traitant au sens de la nLPD : nous traitons ces données uniquement pour fournir le service, sur instruction de l'Utilisateur. Cela vaut également pour les enregistrements de séance et pour les traitements opérés par l'assistance par intelligence artificielle. Cette relation est formalisée par un accord de sous-traitance conforme, disponible sur demande.

2.2 Données traitées

Pour faire fonctionner le service, l'application traite :

les données de compte du cabinet et des thérapeutes (identité, coordonnées, identifiants de connexion, données de facturation de l'abonnement) ;
les données de patients saisies par l'Utilisateur, qui sont des données sensibles relatives à la santé (identité, dossiers, rendez-vous, factures, justificatifs) ;
lorsque l'Utilisateur recourt à l'assistance IA, les enregistrements audio de séance ainsi que les transcriptions et notes cliniques qui en sont issues. Ces éléments constituent des données sensibles relatives à la santé et font l'objet des garanties renforcées décrites à l'article 2.5 ;
des compteurs d'usage de l'assistance IA (nombre et durée des traitements), utilisés pour le suivi technique et, le cas échéant, la facturation prévue à l'article 1.5. Ces compteurs ne contiennent aucun contenu de séance ;
des données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité (journaux d'accès, traces techniques), y compris, pour l'application mobile, les informations d'appareil et de session nécessaires à l'authentification.

2.3 Finalités

Ces données sont traitées exclusivement pour :

fournir les fonctionnalités de l'application (agenda, dossiers, facturation, rappels) ;
exécuter, à la demande de l'Utilisateur, les traitements de l'assistance IA : transcription d'un enregistrement de séance, proposition de note clinique, dictée d'un rapport ;
permettre l'envoi sécurisé des factures aux assureurs via le réseau MediData, lorsque vous l'initiez ;
assurer la sécurité, la disponibilité et le support du service ;
gérer la relation d'abonnement et nos obligations légales.

Nous ne pratiquons aucun profilage des patients et aucune exploitation publicitaire des données. Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne : les sorties de l'assistance IA sont de simples propositions, sans effet tant que l'Utilisateur ne les a pas relues et validées (article 1.9). Enfin, aucune de vos données n'est utilisée pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d'intelligence artificielle.

2.4 Hébergement en Suisse

L'ensemble des données des cabinets et de leurs patients est hébergé en Suisse, sur des serveurs situés sur le territoire suisse. Cela vaut aussi bien pour les données de l'application web que pour celles de l'application mobile et pour les traitements de l'assistance IA. Aucune de ces données n'est transférée hors de Suisse — ni vers l'Union européenne, ni ailleurs.

2.5 Traitement par l'assistance par intelligence artificielle

L'assistance IA traite des données particulièrement sensibles : la parole échangée en séance. Elle fait donc l'objet de garanties spécifiques.

Une chaîne entièrement suisse. L'enregistrement, sa transcription et la génération de la note se déroulent intégralement en Suisse, sur une infrastructure d'intelligence artificielle opérée par Infomaniak, hébergeur suisse soumis au droit suisse.
Aucun fournisseur d'IA étranger. Aucune donnée n'est transmise à un service d'intelligence artificielle situé hors de Suisse, quel qu'il soit. Les modèles utilisés sont exécutés sur cette infrastructure suisse dédiée.
Aucune réutilisation. Les enregistrements, transcriptions et notes ne sont ni conservés ni réutilisés par le fournisseur d'infrastructure au-delà du temps strictement nécessaire au traitement, et ne servent en aucun cas à entraîner des modèles.
L'audio est supprimé après transcription. Une fois la transcription établie, l'enregistrement audio de la séance est effacé : il n'est pas archivé. Seuls subsistent la transcription et, le cas échéant, la note clinique validée par l'Utilisateur, qui suivent le régime du dossier patient.
Un usage à l'initiative du thérapeute. Aucun enregistrement ni aucun traitement IA n'est déclenché automatiquement : chaque opération résulte d'une action explicite de l'Utilisateur, qui demeure libre de ne pas y recourir.

2.6 Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles robustes :

Chiffrement au repos des données (AES-256) ;
Connexions chiffrées (TLS 1.3) ;
Mots de passe hachés (bcrypt), jamais stockés en clair ;
Sauvegardes chiffrées quotidiennes, conservées en Suisse sur des infrastructures distinctes ;
Contrôle des accès : notre équipe n'accède aux données qu'à votre demande explicite, pour un dépannage, sous engagement de confidentialité.

Application mobile. L'application mobile ne conserve aucun dossier de patient sur l'appareil : les données affichées proviennent des serveurs suisses et ne sont pas stockées localement de manière durable. Seul l'enregistrement audio est conservé temporairement sur l'appareil, le temps de son envoi sécurisé au serveur, puis effacé. La sécurisation de l'appareil lui-même (verrouillage, code, biométrie) relève de l'Utilisateur, conformément à l'article 1.8.

2.7 Sous-traitants ultérieurs

Nous ne vendons ni ne partageons vos données à des fins commerciales. Nos sous-traitants ultérieurs sont limités, identifiés et tous situés en Suisse :

MediData — plateforme suisse de référence pour les échanges sécurisés entre professionnels de la santé et assureurs, utilisée uniquement pour les envois de factures que vous initiez vous-même ;
Infomaniak — hébergeur suisse, pour l'infrastructure d'intelligence artificielle décrite à l'article 2.5.

Le recours à tout sous-traitant ultérieur s'effectue dans le cadre de l'accord de sous-traitance et avec des garanties équivalentes aux nôtres. Toute évolution de cette liste est reflétée sur la présente page.

2.8 Durée de conservation

Vos données sont conservées tant que votre compte est actif. En cas de résiliation, vous disposez d'un accès en lecture seule de 90 jours pour les exporter ; passé ce délai, elles sont supprimées définitivement de nos serveurs, sous réserve des obligations légales de conservation (par exemple en matière comptable).

Par exception, les enregistrements audio de séance sont supprimés dès la transcription effectuée et ne sont donc jamais conservés dans la durée, ni sur l'appareil, ni sur nos serveurs. Les transcriptions et notes cliniques qui en découlent font partie du dossier du patient et suivent le régime de conservation ci-dessus ; l'Utilisateur peut les supprimer à tout moment depuis l'application.

2.9 Vos droits

Conformément à la nLPD, les personnes concernées disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de portabilité. En tant que sous-traitant, Le Cabinet met à disposition de l'Utilisateur (responsable du traitement) les fonctions d'export et de suppression nécessaires pour répondre aux demandes de ses patients. La démarche pour supprimer un compte et faire effacer les données qui y sont rattachées est décrite dans la politique de confidentialité du site. Pour toute question, écrivez à info@le-cabinet.ch. Vous pouvez également adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

2.10 Contact

Le Cabinet — Chemin du Petits-Bois 13, 2068 Hauterive (NE), Suisse.
info@le-cabinet.ch

Conditions générales d'utilisation et politique de confidentialité