Un dossier patient à jour, c’est un suivi plus fiable et une exigence légale. Pourtant, entre deux séances, la mise à jour est vite repoussée. Voici sept clés pour garder vos dossiers en ordre sans y consacrer vos soirées.
1. Passer au dossier numérique
Le dossier papier se perd, s’abîme et ne se consulte qu’au cabinet. Le dossier numérique est accessible, lisible et sauvegardé. À condition d’utiliser un logiciel sécurisé, c’est le point de départ d’une gestion sereine.
2. Mettre à jour juste après la séance
La meilleure note est celle rédigée à chaud. Prévoyez quelques minutes après chaque séance pour consigner l’essentiel : évolution, points abordés, ajustements du suivi. Une note reconstituée plusieurs jours plus tard perd en fiabilité.
3. Garantir sécurité et confidentialité
Le dossier patient contient des données sensibles. Protégez-en l’accès, assurez-vous qu’elles sont chiffrées et hébergées en Suisse, et conformes à la Loi fédérale sur la protection des données.
4. Structurer chaque dossier de la même façon
Un dossier structuré de manière identique pour tous les patients — anamnèse, notes de séances, documents, correspondance — se consulte et se complète plus vite. La régularité fait gagner du temps.
5. Centraliser les documents
Prescriptions, courriers, rapports : tout document lié au patient devrait se trouver dans son dossier, pas dispersé dans une boîte mail ou un classeur. La centralisation évite les recherches et les oublis.
6. Définir des règles d’archivage
Établissez des règles claires pour l’archivage et la conservation. En Suisse, les dossiers se conservent généralement dix ans après la dernière consultation — vérifiez les exigences de votre canton.
7. Faire un point régulier
Un coup d’œil périodique sur vos dossiers permet de repérer une note manquante, une prescription échue ou un document à classer. Mieux vaut une vérification légère et régulière qu’un grand rattrapage annuel.